Ochrana osobních údajů
Naposledy aktualizováno: 4. června 2026
Tyto zásady zpracování osobních údajů vycházejí z nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Petr Kindlmann, IČO 11965231, se sídlem N. Frýda 1240/11, 370 05 České Budějovice (dále jen „správce“ nebo „my“).
Kontakt ve věcech ochrany údajů: podpora@protokolonline.cz.
Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), neboť naše činnost nespadá pod žádný z případů povinného jmenování dle čl. 37 GDPR (nejde o orgán veřejné moci ani o rozsáhlé systematické monitorování či zpracování zvláštních kategorií údajů).
2. Jaké údaje zpracováváme
2.1 Údaje uživatele služby (revizního technika / firmy)
- identifikační a kontaktní údaje: jméno, e-mail, název firmy, IČO, DIČ, adresa sídla,
- číslo osvědčení revizního technika (pokud jej zadáte),
- údaje o předplatném a platbách (zpracovávané přes Stripe),
- technické údaje: IP adresa, údaje o zařízení a relaci.
2.2 Údaje zákazníků uživatele (obsah protokolů)
Jako součást revizních protokolů zpracováváme údaje o zákaznících uživatele (název, IČO, adresa objektu, kontaktní údaje) a obsah protokolů. Ve vztahu k těmto údajům vystupujeme jako zpracovatel a uživatel jako správce. Podmínky tohoto zpracování (předmět, doba, povaha a účel zpracování, kategorie subjektů údajů a povinnosti stran dle čl. 28 GDPR) jsou upraveny těmito zásadami a obchodními podmínkami, které společně tvoří zpracovatelskou smlouvu mezi uživatelem a provozovatelem. Zapojení dalších zpracovatelů uvedených níže uživatel tímto bere na vědomí a uděluje k němu obecné povolení.
3. Účely a právní základy zpracování
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Poskytování služby a správa účtu | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) |
| Zasílání přihlašovacích odkazů a provozních e-mailů | plnění smlouvy |
| Zpracování plateb a fakturace | plnění smlouvy a právní povinnost (účetnictví) |
| Zabezpečení a prevence zneužití | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) |
| AI funkce (generování / parsování šablon) | plnění smlouvy / oprávněný zájem |
4. Příjemci a zpracovatelé (sub-zpracovatelé)
Pro provoz služby využíváme tyto zpracovatele:
| Poskytovatel | Účel | Umístění |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | hosting aplikace a databáze (D1), CDN | EU / globální (SCC) |
| Stripe, Inc. | zpracování plateb a předplatného | EU / USA (SCC) |
| Postmark (ActiveCampaign) | odesílání transakčních e-mailů | USA (SCC) |
| Anthropic, PBC | AI funkce (Claude) — chat, hlas, generování šablon | USA (SCC) |
Předání do zemí mimo EU/EHP probíhá na základě standardních smluvních doložek (SCC) schválených Evropskou komisí, případně na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (např. rámec EU-US Data Privacy Framework). Jiným než výše uvedeným zpracovatelům osobní údaje nepředáváme.
5. Doba uchování
- Údaje účtu: po dobu trvání účtu.
- Protokoly a zákazníci: u tarifu Free je historie dostupná 3 měsíce, u tarifu Pro trvale do smazání uživatelem.
- Po zrušení účtu jsou účet a související protokoly smazány nejpozději do 30 dnů, není-li dále uvedeno jinak.
- Účetní a daňové doklady: uchováváme po zákonem stanovenou dobu (zpravidla 10 let dle zákona č. 235/2004 Sb. a č. 563/1991 Sb.).
6. Vaše práva
Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznesení námitky a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Pro uplatnění práv nás kontaktujte na výše uvedeném e-mailu.
7. Cookies
Používání cookies a obdobných technologií popisujeme v dokumentu Zásady cookies.
8. Zabezpečení
Data jsou ukládána u poskytovatelů s odpovídajícími technickými a organizačními opatřeními. Přístup k datům je vázán na přihlášení a je oddělen mezi jednotlivými zákaznickými účty (multi-tenancy).
9. Změny zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat. O podstatných změnách budeme informovat e-mailem nebo v aplikaci.